Come realizzare una "Stampa in serie" da un foglio elettronico di OpenOffice.org.

A cura del

Progetto di Documentazione OpenOffice.org

Indice

1. Creazione della Sorgente dati

2. Creazione del Modello di lettera

3. Unione

4. Trucchi per l'impaginazione degli indirizzi

5. Crediti

6. Licenza

1. Creazione del Database sorgente

Per ottenere una Stampa in serie (chiamata anche "Mail Merge") in Openoffice.org, bisogna trasformare il foglio elettronico in una Sorgente di Dati, così da poterlo visualizzare all'interno del Beamer

Una volta completato il foglio elettronico con i dati necessari, selezionate File-Salva per salvarlo, in formato .sxc, in una directory che volete. Ora potete chiudere il foglio.

Nel menù Strumenti, selezionate Sorgente Dati...

• Selezionate 'Nuova Sorgente Dati'.
• Sulla destra è possibile assegnarle un nome.
• Nella sezione Collegamento, selezionate il tipo di documento che andrete ad utilizzare come Sorgente Dati. Qui, nel menù a tendina (Tipo di database), scegliete 'Foglio Elettronico'.
• Nel campo Fonte di dati URL, verificate che il nome del vostro foglio elettronico sia selezionato.
• Ora fate click su 'OK' e il vostro foglio sarà utilizzabile per la Stampa in Serie.

Suggerimento: Questo metodo può essere utilizzato per rendere disponibile in OpenOffice.org qualunque Sorgente dati già presente nel vostro sistema.

2. Creazione del Modello di lettera

1. Aprite un nuovo documento di testo : File – Nuovo – Documento di testo
2. Digitate il contenuto della vostra lettera. Non c'è bisogno di inserire i comandi di campo in questo momento. Potete inserire un asterisco (*), come segnaposto, per orientarvi una volta finita la lettera.
3. Finita la lettera; salvatela, ma non chiudete il file.
4. Dal menù 'Visualizza', selezionate 'Sorgenti dati' (o premete il tasto F4 .)

Le Sorgenti dati già registrate saranno visualizzate nel Beamer e dovrete soltanto selezionare quella che desidererete utilizzare:

• Cliccate sulla piccola croce, di fianco al nome della sorgente dati, per espandere l'albero del contenuto. Cliccando poi sul nome della tabella, vedrete visualizzati i campi e i loro records sulla parte destra del Beamer.
• Ora dovete aggiungere i campi nel vostro documento.
• Selezionate il campo, Nome (o comunque si chiami il campo), della vostra tabella, tenendo premuto il tasto sinistro del mouse.

• Tenendo premuto, trascinate il campo fino all'asterisco segnaposto nel vostro documento, e rilasciate. Il campo sarà visualizzato nel documento:

• Ripetete la stessa azione per il campo Cognome. Cambiate la posizione nella linea per inserire gli altri campi dell'indirizzo.

Una volta inseriti tutti i campi, siete pronti per la Stampa in serie.

3. Merging (unire i dati)

1. Selezionate le l di cui avete bisogno:

2. Se volete selezionare tutte le righe, cliccate sul rettangolo nell'angolo in alto a sinistra nella tabella.
   Oppure, se volete selezionare tutto il contenuto di una colonna, potete cliccare sull'intestazione della colonna stessa.
   Infine, se volete selezionare tutti i campi di una riga, cliccate sul rettangolo grigio alla sinistra della riga . Una piccola freccia verrà visualizzata e la riga verrà evidenziata.
   Per selezionare righe non consecutive, tenete premuto il tasto CTRL durante la selezione.

Ora, è possibile effettuare la Stampa in serie.

Sulla Toolbar del Beamer, la penultima icona raffigura alcune buste. Cliccatevi sopra per accedere allo strumento di ordinamento (Stampa in serie):

Apparirà la finestra sottostante:

• Ordinate le righe, una volta selezionate, come mostrato sopra.

• Selezionate poi il dispositivo a cui l'output è diretto.
  Se selezionate ‘File’, come nell'esempio, è necessario selezionare il percorso premendo il bottone con tre puntini, sulla destra della casella 'Percorso' , per indicare il percorso del file che si intende utilizzare.

Un file sarà creato con le righe selezionate. Potete dare al file un nome derivato da un qualunque campo nella sorgente dati.

Ora l'operazione è terminata e la Stampa in serie è completata!

4. Trucchi per l'impaginazione degli indirizzi

Potreste trovare che è difficile che il vostro modello venga impaginato correttamente usando questo metodo. I nomi sono tutti contenuti correttamente nelle che desiderate? C'è qualche spazio mancante nei campi? Com'è possibile evitare righe vuote quando qualche indirizzo occupa solo una linea, mentre altri ne richiedono due? Queste sono solo alcune delle domande a cui risponderemo più avanti.

Come si può controllare l'impaginazione del vostro modello?

E' possibile visualizzare i dati nel modello prima di fare la Stampa in serie?.

Per farlo, guardate la toolbar del Beamer:

La terza icona a partire da destra si chiama ‘Dati in campi’.

Selezionate una riga e cliccate su questa icona, i campi nel vostro modello saranno riempiti con i dati della riga selezionata.

Potete ripetere l'operazione quante volte volete per controllare l'impaginazione e aggiustare il vostro modello così da essere sicuri che tutti gli indirizzi siano impaginati correttamente.

Non è necessario scegliere nuovamente le righe dopo avere effettuato i controlli.

Come eliminare le righe vuote?

Mettiamo che nel nostro modello , il campo ‘INDIRIZZO_2’ non contenga dati in ogni riga.

Posizionate il cursore prima del campo ‘INDIRIZZO_2’ nel vostro modello. Premete la combinazione di tasti CTRL+F2 per aprire la finestra di dialogo Comandi di campo.

Passate alla scheda ‘Funzioni’ .

Selezionate il tipo di campo ‘Paragrafo nascosto’ e inserite come condizione ‘non(nome del campo)'. Nel nostro esempio avremmo non(INDIRIZZO_2). Cliccate poi sul pulsante 'Inserisci' per inserire la funzione nel documento.

5. Crediti

Autore : Sophie Gautier

Ringraziamenti a : Richard Holt, OOo contributor

Integrazioni di : Gianluca Turconi

Ultima modifica : 16 Aprile, 2002

Contatti : OpenOffice.org Documentation Project http://whiteboard.openoffice.org/doc/

Traduzione dall'inglese : Davide Pesenti

6. Licenza

Questo documento è rilasciato sotto i termini e le condizioni della GNU Free Documentation License

© 2002 Sophie Gautier

© 2002 Gianluca Turconi

© 2002 Davide Pesenti